Gastos de empleados y reembolsos, con el documento del proveedor
Registra lo que tus empleados pagan de su bolsa con la serie, el número y el NIT de la factura del proveedor, apruébalo en un reporte y reembólsales, con cada gasto en tu libro de compras.
- Odoo 17
- 4 pasos
- 3 min de lectura
- Actualizada el 30 de octubre de 2026
Para empleados que reportan gastos, sus gerentes y contadores
Antes de empezar
La factura del proveedor
De cada gasto, a nombre de tu empresa.
El correo de trabajo del empleado
En su ficha: sin él, su reporte no se registra.
Un gerente de gastos
Que apruebe los reportes, y el permiso de Contabilidad para registrarlos y pagarlos.
Registra el gasto con la factura del proveedor
Ve a Gastos ‣ Mis gastos y haz clic en Nuevo. Escribe la Descripción y elige la Categoría, por ejemplo Comidas.
- Copia la Serie del documento y el Número de Documento de la factura que te dieron.
- Elige el Proveedor que la emitió, con su NIT en su ficha.
- Escribe el Total pagado y, si la factura trae IVA, elígelo en Incluir impuestos.
- En Pagado por, deja Empleado (a reembolsar) si lo pagó de su bolsa.
Con Adjuntar recibo, sube la foto o el PDF de la factura.
Repórtalo y que lo apruebe su gerente
- En el gasto, o con varios seleccionados en Mis gastos, haz clic en Crear reporte: un reporte junta los gastos de un viaje o de un mes.
- En el reporte, haz clic en Enviar al gerente.
- El gerente lo revisa en Gastos ‣ Reportes de gastos y hace clic en Aprobar, o en Rechazar con el motivo.
- Contabilidad hace clic en Registrar asientos contables: el reporte pasa a Registrado.
Reembolsa al empleado
Abre el reporte registrado.
- El Diario es el de tus facturas de proveedor: ahí queda el gasto, con su IVA como crédito fiscal.
- Haz clic en Registrar pago, elige tu banco y crea el pago: es lo que le transfieres al empleado.
El reporte pasa a Listo cuando el pago se concilia con tu banco.
| Fecha del gasto | Categoría | Descripción | Serie del documento | Número de Documento | Cuenta | Impuestos | Subtotal |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 27/10/2026 | [FOOD] Comidas | Almuerzo con Distribuidora San Marcos | C1D2E3F4 | 7788990011 | 5.1.01.01 Costos de Ventas | 12% | Q 224.00 |
Encuentra el gasto en tu libro de compras
Al exportar tu libro de compras en Contabilidad ‣ Reportes ‣ Reporte del libro de compras y ventas, marca Incluir gastos. Cada gasto aparece como la factura del proveedor que lo respalda: su NIT, su nombre, su serie y su número, con su IVA como crédito fiscal.
- Un gasto marcado Exento va a la columna de compras exentas.
- Uno marcado Exterior, como una compra en línea a un proveedor del extranjero, va a las compras de importación.
Para terminar
Tus empleados recuperan lo que pagaron, y cada gasto queda en tu contabilidad con la factura del proveedor que lo respalda.
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