Proceso de compras: de la solicitud de cotización al pago

Ve a Compras ‣ Órdenes ‣ Solicitudes de cotización y haz clic en Nuevo.

1. En Proveedor, busca y elige a tu proveedor. Si ya te mandó una cotización, escribe su número en Referencia de proveedor: con él la encuentras después.
2. Revisa la Fecha límite de la orden, el día en que esperas confirmar la compra, y la Entrega esperada, cuándo debe llegar la mercadería.
3. En la pestaña Productos, haz clic en Agregar un producto, elige el producto y escribe la cantidad. Si ya le compraste antes, Odoo propone el precio de su lista de precios de proveedor. Los precios incluyen el IVA: la columna Impuestos excl. muestra cada línea sin él.

En cuanto la guardas, la solicitud recibe su número, por ejemplo P00027.

Haz clic en Enviar por correo electrónico. Odoo prepara el mensaje con la solicitud en PDF como adjunto: revísalo y haz clic en Enviar.

La solicitud pasa a Solicitud de cotización enviada. Cuando el proveedor responda, ajusta en ella los precios, las cantidades o la fecha de entrega que te confirme.

Cuando el proveedor acepte, abre la solicitud y haz clic en Confirmar orden. El estado cambia a Orden de compra: ya no es una consulta, es un compromiso con tu proveedor.

Si usas Inventario, en ese momento Odoo crea la recepción: aparecen el botón Recepción en la parte superior de la orden y el botón Recibir productos.

Cuando llegue el pedido, abre la orden y haz clic en Recibir productos. Se abre la recepción, por ejemplo WH/IN/00007, con los productos y la cantidad pedida en Demanda.

1. Revisa lo que llegó y confirma en Cantidad lo que realmente recibes.
2. Haz clic en Validar. La recepción pasa a Hecho, tu inventario aumenta y la columna Recibido de la orden de compra se actualiza.

Si llegó menos de lo pedido, Odoo pregunta ¿Crear orden parcial?: con Crear orden parcial esperas el resto en una nueva recepción; con Sin orden parcial das la orden por recibida con lo que llegó.

Cuando recibas la factura electrónica del proveedor, vuelve a la orden de compra y haz clic en Crear factura. Odoo abre un Borrador de factura con el proveedor, los productos y los precios de la orden.

1. Escribe la Fecha de la factura, la que trae el documento del proveedor, y su serie y número en Referencia de factura.
2. Elige el Tipo de Documento que te entregó, por ejemplo Factura o Factura Pequeño Contribuyente, y copia la Serie del documento y el Número de documento tal como aparecen en él.
3. Compara las líneas y el total con el documento del proveedor y haz clic en Confirmar. La factura pasa al estado Registrado.

Lo que entra en la factura depende de la Política de control de cada producto: con Sobre cantidades ordenadas se factura lo pedido; con Sobre cantidades recibidas, solo lo que ya entró a tu almacén.

Cuando pagues, abre la factura y haz clic en Registrar pago.

1. Elige el Diario desde donde sale el dinero, el banco o la caja, y el Método de pago.
2. Revisa el Importe y la Fecha de pago. Si pagas solo una parte, escribe lo que pagaste: la factura queda pagada parcialmente.
3. Haz clic en Crear pago.

La factura queda En proceso de pago hasta que concilias el movimiento con el estado de cuenta del banco; entonces pasa a Pagado.