Tarifas de transporte:
del costo de tu flotilla al precio de cada ruta

Todo lo de las tarifas vive en Ventas ‣ Transporte:

• Rutas: de qué dirección sale y a qué sucursal del cliente llega cada viaje, con sus kilómetros y sus días. También las ves en un mapa.
• Tarifarios: el precio de cada ruta por tipo de unidad para un cliente, que se aprueba antes de vender con él.
• Órdenes de transporte por facturar: los viajes vendidos que faltan facturar, por modo de facturación y cliente.
• Simulador de tarifas: el precio de una ruta que todavía no está en ningún tarifario.
• Costeo: Fichas de costeo, Gastos de flotilla y Precios de combustible, lo que te cuesta cada unidad.
• Configuración: Tipos de unidad, como Camión 5.25 t o Camión 12 t; Servicios de mantenimiento, y Zonas, que agrupan departamentos.

Costeo y Configuración solo los ven los administradores de las tarifas.

Ve a Ventas ‣ Configuración ‣ Ajustes y busca la sección Tarifas de transporte.

1. En Días laborales por mes, escribe los días que trabaja una unidad, como 24: los costos del mes se dividen entre ellos para saber cuánto cuesta un día de ruta.
2. En Margen por defecto, el porcentaje sobre el costo con el que empieza cada tarifario nuevo, como 10.
3. En Prestaciones laborales, lo que pagas además del salario, como porcentaje de este: las tripulaciones y el personal que agregues empiezan con ese valor.

Distancias de Google guarda la llave de un proyecto de Google Cloud con la Routes API: con ella, cada ruta calcula sus kilómetros y su tiempo. Sin llave, los escribes a mano. Haz clic en Guardar.

En Ventas ‣ Transporte ‣ Costeo ‣ Precios de combustible, agrega el precio del galón con su fecha en Vigente desde. Marca IVA acreditable si recuperas el IVA del combustible, y escribe el Impuesto específico por galón, o marca Exento del impuesto específico. Cada tarifario toma el precio vigente en su fecha de costeo.

Después, en Gastos de flotilla, agrega lo que pagas cada mes por toda la flotilla: tecnología, personal administrativo, telefonía, viáticos, seguros, repuestos.

1. Costo mensual sale de cómo se calcula cada gasto: un Monto mensual; Cantidad × costo ÷ meses, para lo que compras y dura varios meses, como un seguro anual, o Planilla, para personas con salario, prestaciones y bonificación.
2. En Se cobra, elige cómo se reparte: Por unidad, si cada unidad lo paga completo; Repartido entre las unidades en operación, entre las unidades activas de Flotilla, o Repartido entre un número fijo de unidades, entre las que escribas.
3. Costo mensual por unidad es lo que carga cada unidad. Si un gasto no es de todos los tipos, elige los suyos en Tipos de unidad.

En Ventas ‣ Transporte ‣ Costeo ‣ Fichas de costeo, crea una ficha por tipo de unidad. Elige el Tipo de unidad, si transporta carga o pasajeros, y su capacidad.

1. En Por kilómetro, el combustible y los Kilómetros por galón, el precio, el número y la vida útil de las llantas, y el plan de mantenimiento: a los cuántos kilómetros toca cada servicio y su costo.
2. En Tripulación, una línea por puesto, como piloto y ayudante, con su salario mensual, sus prestaciones y su bonificación incentivo.
3. En Otros costos, lo que se gasta en ruta: Por día de ruta, como los insumos; Por mes, como parqueos y peajes, o por kilómetro.
4. Costo por km suma combustible, llantas, mantenimiento y otros costos por kilómetro: Q 45.00 ÷ 22 km por galón son Q 2.0455 de combustible, y con llantas y mantenimiento, Q 2.5250.
5. Costo fijo por día divide entre los días laborales lo que la unidad cuesta al mes aunque no salga: tripulación, unidad y gastos de flotilla, Q 24,715.25 ÷ 24 = Q 1,029.80.

En Unidad, elige Leasing y su cuota mensual, o Depreciación con el valor de la unidad, su valor residual y su vida útil. La pestaña Resumen muestra estos costos con los precios de combustible de hoy.

Ve a Ventas ‣ Transporte ‣ Rutas y haz clic en Nuevo. Elige el Cliente y, en Origen, la dirección de donde sale la mercadería, como su centro de distribución.

1. En Destino, elige la sucursal del cliente. La ruta toma su nombre del código y el nombre de la sucursal.
2. Haz clic en Calcular km y tiempo con Google para traer la distancia y el tiempo de manejo, o escríbelos a mano.
3. Distancia ida y vuelta (km) es el doble de la distancia por trayecto: son los kilómetros que se cobran. Cámbiala si el camión regresa por otro camino.
4. En Días de ruta, los días que la unidad queda ocupada con la ruta: el costo fijo se cobra por ellos.

Para cargar muchas rutas de una vez, usa la plantilla de importación de la lista de rutas. En la lista, Calcular km y tiempo con Google también trabaja con varias rutas seleccionadas, y la vista de mapa marca cada sucursal.

Ve a Ventas ‣ Transporte ‣ Tarifarios y haz clic en Nuevo. Ponle un nombre, elige el Cliente y la Fecha de costeo, que decide el precio del combustible. Revisa el Margen (%), escribe el Precio por parada adicional y elige la Facturación: Por viaje o Mensual.

1. En Tipos de unidad, elige los tipos que vas a cotizar.
2. Haz clic en Calcular: se crea una línea por cada ruta del cliente y cada tipo de unidad.
3. En Precio actual, escribe lo que el cliente paga hoy, y compara en Diferencia con el actual (%). Si negocias otro precio, escríbelo en Precio acordado.
4. Haz clic en Aprobar. Desde ese momento, las órdenes del cliente usan estos precios.

Así se calcula cada precio, con la ruta a Cobán y el camión de 5.25 t:

• Costo fijo: el costo fijo por día por los días de ruta, Q 1,029.80 × 1.
• Costo variable: el costo por km por los kilómetros de ida y vuelta, más los otros costos por día por los días de ruta: 2.5250 × 476 + Q 50.01 = Q 1,251.92.
• Margen: el 10 % de los dos costos, Q 2,281.72, son Q 228.17.
• Precio: Q 2,509.90 sin IVA, y Precio con IVA, Q 2,811.09.

Odoo calcula con todos los decimales: una cuenta a mano puede diferir en un centavo.

Crea la cotización del cliente en Ventas ‣ Órdenes ‣ Cotizaciones. En la pestaña Transporte, el Tarifario se llena solo con el aprobado del cliente; revisa la Fecha del viaje y haz clic en Agregar rutas.

1. Agrega una línea por ruta y elige la Ruta.
2. Elige el Tipo de unidad y, en Viajes, cuántos haces.
3. En Paradas adicionales, elige las sucursales que entregas en el camino, como Salamá en la ruta a Cobán.
4. Haz clic en Agregar.

La orden recibe una línea de Servicio de transporte por ruta y una de Parada adicional por sus paradas, con las columnas Ruta y Tipo de unidad. Confírmala como cualquier orden.

Ve a Ventas ‣ Transporte ‣ Órdenes de transporte por facturar. La lista agrupa los viajes por facturar por modo de facturación y por cliente.

1. Filtra por Fecha del viaje para quedarte con los del mes, y selecciona las órdenes del cliente.
2. Haz clic en Crear facturas. Deja marcada Facturación consolidada y haz clic en Crear borrador de factura.

Sale una sola factura por cliente con todas sus órdenes, y cada línea termina con la fecha de su viaje: Viaje del 20/10/2026. En el ejemplo, Q 4,668.93 más IVA Q 560.27, Q 5,229.20. Revísala y confírmala como cualquier factura.