Términos de servicio

Alcance de estos términos

Estos Términos de servicio (“Términos”) rigen la relación entre Doolabs, Sociedad Anónima (“Doolabs”, “nosotros”) y cualquier persona o empresa que use:

• Nuestro sitio web doolabs.com y sus subdominios.
• Los formularios de contacto, solicitudes de demo y suscripciones al newsletter.
• Los servicios de implementación, hospedaje, mantenimiento y soporte de Odoo que prestamos.
• Los módulos propios de Doolabs disponibles dentro de la instancia Odoo del cliente.

Al usar nuestro sitio o contratar nuestros servicios, aceptas estos Términos. Si no estás de acuerdo con alguna parte, por favor no uses el sitio ni contrates los servicios.

Definiciones

Para evitar ambigüedades, usamos los siguientes términos con estos significados:

• Cliente: la persona jurídica que firma una propuesta comercial con Doolabs.
• Instancia: el ambiente Odoo dedicado al Cliente, hospedado y administrado por Doolabs.
• Módulos Doolabs: módulos de desarrollo propio de Doolabs (localización guatemalteca, contabilidad base efectivo, FEL, integraciones, mejoras de usabilidad, reportes, etc.) que se habilitan dentro de la Instancia.
• Servicios: implementación, hospedaje, mantenimiento, soporte, acceso a los Módulos Doolabs y, cuando aplique, funcionalidades bajo demanda.
• Propuesta comercial: el documento firmado entre Doolabs y el Cliente que detalla aplicaciones contratadas, usuarios incluidos, plan de soporte, tarifas y condiciones específicas.
• Plan de soporte: el nivel de servicio contratado: Lite, Business o Premium.

Aceptación y vigencia

Los Servicios se prestan con base en un compromiso mínimo de un (1) año, contado desde la fecha de puesta en producción de la Instancia o desde la fecha acordada en la propuesta comercial.

Al finalizar el periodo inicial, el contrato se renueva automáticamente por periodos anuales, salvo que cualquiera de las partes comunique lo contrario con al menos 30 días de anticipación al vencimiento, mediante correo electrónico.

El uso del sitio web (sin contratación de servicios) no requiere compromiso de plazo: basta con dejar de usarlo.

Servicios que prestamos

Doolabs es Partner Oficial de Odoo en Guatemala y se enfoca exclusivamente en la plataforma Odoo. Nuestros Servicios incluyen:

• Identificación de procesos de la empresa y mapeo a módulos y flujos de Odoo.
• Implementación y puesta en marcha de Odoo y de los Módulos Doolabs contratados.
• Hospedaje en la nube sobre la infraestructura de Doolabs (servidores con certificado SSL).
• Mantenimiento y actualizaciones de la Instancia, dentro de la versión soportada de Odoo.
• Soporte según el Plan de soporte contratado.
• Licenciamiento de Odoo Enterprise incluido dentro del servicio — Doolabs lo paga por cuenta del Cliente mientras el contrato esté vigente.
• Acceso a los Módulos Doolabs relevantes para la operación del Cliente, sin costos adicionales por módulo propio.

Doolabs no presta servicios fuera de la plataforma Odoo. No desarrollamos sistemas a la medida que no se integren a Odoo, ni ofrecemos consultoría independiente de nuestros Servicios.

Implementación y puesta en producción

Antes de que una Instancia entre en operación, Doolabs ejecuta una etapa de implementación y capacitación que incluye, según el alcance pactado:

• Levantamiento de procesos y parametrización de los módulos contratados.
• Carga de datos maestros proporcionados por el Cliente.
• Capacitación a los usuarios designados por el Cliente.
• Pruebas y ajustes previos a la puesta en producción.

Duración estimada

El tiempo estimado de implementación se indica en la propuesta comercial (típicamente alrededor de tres meses). Es una estimación, no un plazo contractual: puede ajustarse según la complejidad de los procesos, la disponibilidad del Cliente y la oportunidad con que el Cliente entregue la información y decisiones requeridas.

Tarifa única

La implementación y capacitación se cobra mediante una tarifa única (distinta de la cuota mensual de mantenimiento), cuyo monto y forma de pago están definidos en la propuesta comercial. Esta tarifa puede pagarse en cuotas según el calendario pactado; la primera cuota se paga al momento de contratar.

Compromisos del Cliente durante la implementación

La implementación avanza en ritmo conjunto. El Cliente se compromete a designar un punto de contacto, entregar la información y decisiones solicitadas en tiempo razonable y habilitar la participación de sus usuarios clave en las sesiones de capacitación. Retrasos significativos imputables al Cliente pueden extender el cronograma sin responsabilidad para Doolabs.

Mantenimiento mensual

La cuota mensual de mantenimiento incluye, como mínimo:

• Hospedaje en servidores en la nube con certificado SSL.
• Licenciamiento de Odoo (pagado por Doolabs).
• Actualizaciones automáticas de seguridad de la versión de Odoo soportada.
• Migraciones automáticas entre versiones mayores de Odoo, sin costo adicional. Doolabs promueve a todos los Clientes siguiendo un ciclo de cada dos versiones (por ejemplo, 15 → 17 → 19).
• Corrección de errores (“bugs”) en Odoo estándar y en los Módulos Doolabs.
• Almacenamiento virtual de archivos estáticos.
• Recuperación puntual de datos (point-in-time recovery) con intervalos de hasta 5 minutos, durante los últimos 7 días.
• Envío periódico de copias de seguridad, por defecto cada 30 días.
• Estándares de seguridad y estabilidad descritos en el anexo técnico de la propuesta.
• La infraestructura de la Instancia (servidor de procesamiento, servidor de base de datos, servidor para administración de sesiones y caché).
• El número de usuarios internos, aplicaciones y empresas (multi-empresa) habilitadas, conforme a lo pactado en la propuesta comercial.
• El Plan de soporte contratado.

No están incluidos en la cuota mensual: migraciones fuera del ciclo cada dos versiones (por ejemplo, saltos adelantados solicitados por el Cliente), ingreso manual de datos históricos, capacitación formal de usuarios nuevos, integraciones con sistemas externos fuera del catálogo de Módulos Doolabs, ni usuarios o empresas adicionales por encima de lo pactado. Estos componentes, cuando aplican, se cotizan aparte.

Planes de soporte y SLA

Doolabs ofrece tres Planes de soporte, descritos a alto nivel en la siguiente tabla. Los alcances detallados y los precios vigentes para tu empresa están en tu propuesta comercial.

Niveles de servicio (SLA)

Aplicamos los siguientes tiempos de respuesta para todos los Planes:

Se consideran incidentes operativos críticos aquellos que impiden al Cliente realizar sus operaciones esenciales, por ejemplo: Instancia inaccesible, imposibilidad de emitir facturas electrónicas (FEL) o realizar transacciones en Punto de Venta (POS), o pérdida de datos.

El “tiempo de respuesta” se refiere al primer acuse y diágnostico por parte de Doolabs, no al tiempo total de resolución, que dependerá de la complejidad del incidente.

Los feriados oficiales de Guatemala no cuentan como horas hábiles.

Funcionalidades bajo demanda

El Plan Premium (y, cuando se pacte expresamente, otros planes) permite al Cliente solicitar el desarrollo de nuevas funcionalidades sobre su Instancia. Estas funcionalidades se rigen por las siguientes reglas:

Tope mensual de horas

Cada Cliente tiene un tope mensual de horas de desarrollo bajo demanda definido en su propuesta comercial, ajustado al tamaño del Plan y a la carga estimada. Las horas no consumidas no se acumulan al mes siguiente.

Qué desarrolla Doolabs

La funcionalidad debe cumplir los siguientes requisitos:

• Estar construida para la plataforma Odoo.
• Alinearse con los estándares y patrones de diseño de Odoo.
• Correr sobre la última versión de Odoo soportada por Doolabs.
• Ser compatible con los Módulos Doolabs existentes.

No desarrollamos integraciones con sistemas externos fuera de las APIs provistas por Odoo, ni funcionalidades que requieran tecnologías fuera de nuestro stack.

Discrecionalidad de Doolabs

Priorización entre clientes

Cuando hay múltiples solicitudes en paralelo, la priorización la define Doolabs a su sola discreción, considerando la criticidad operativa de cada solicitud y el Plan contratado. No garantizamos orden de llegada.

Estimaciones, no compromisos

Las fechas de entrega que comunicamos son estimaciones basadas en la planificación actual. No constituyen compromisos contractuales de plazo. Cualquier retraso por fuerza mayor, dependencias de terceros o cambios en el alcance se comunicará oportunamente.

Versión de Odoo soportada

Para prestar el servicio de forma segura y mantenible, Doolabs soporta únicamente la última versión de Odoo que hayamos certificado internamente. Esto implica:

• Doolabs actualiza a todas las Instancias siguiendo un ciclo de cada dos versiones mayores de Odoo (por ejemplo, 15 → 17 → 19). La migración está incluida en la cuota mensual, sin costo adicional.
• Doolabs decide cuándo ejecutar la migración: el calendario, la ventana de ejecución y la versión objetivo son definidos unilateralmente por Doolabs. Coordinamos la fecha con cada Cliente para minimizar impacto operativo, pero no modificamos la versión destino ni el ciclo.
• No ofrecemos despliegues en versiones personalizadas, saltos adelantados a versiones aún no certificadas por Doolabs, ni permanencia indefinida en una versión puntual a petición del Cliente.
• Las funcionalidades bajo demanda y las correcciones se realizan exclusivamente sobre la versión soportada.
• Si el Cliente rechaza una migración programada o solicita permanecer en una versión que Doolabs ya no soporta, nos reservamos el derecho de limitar el alcance del soporte o dar por terminado el servicio.

Propiedad intelectual

Modelo de Doolabs

Nuestro modelo se diferencia del de otros implementadores: en lugar de desarrollar “a la medida” para cada Cliente, construimos un producto con base en los Módulos Doolabs que todos los Clientes pueden usar. La cuota mensual te da acceso a ese producto y a nuevas funcionalidades a medida que lo evolucionamos.

Por qué lo hacemos así

Este modelo nos permite invertir en un producto común que mejora para todos los Clientes al mismo tiempo, en lugar de mantener forks aislados por Cliente. Las funcionalidades desarrolladas bajo demanda se diseñan con la intención de que puedan servir a otros Clientes de Doolabs.

Odoo (terceros)

Odoo y sus módulos oficiales son propiedad de Odoo S.A. y se rigen por sus propias licencias. Doolabs incluye el licenciamiento de Odoo Enterprise dentro de los Servicios durante la vigencia del contrato.

Datos del Cliente

Los datos que el Cliente carga en la Instancia (clientes, proveedores, empleados, facturas, inventarios, etc.) son y siguen siendo propiedad del Cliente. Doolabs actúa como encargado del tratamiento de esos datos y los devolverá al finalizar el contrato, como se detalla en la sección 15 y en la Política de privacidad.

Marcas

Las marcas, nombres comerciales y logotipos de Doolabs no pueden ser usados por el Cliente ni por visitantes del sitio sin autorización escrita.

Al contratar los Servicios, el Cliente otorga a Doolabs una licencia no exclusiva, gratuita y revocable para usar su nombre comercial, logotipo y una descripción general del proyecto implementado en:

• El sitio web de Doolabs, incluida su lista pública de clientes.
• Materiales de marketing (presentaciones, propuestas, casos de éxito, redes sociales).
• Directorios oficiales de partners de Odoo.

Esta licencia se otorga bajo la misma lógica con la que Odoo S.A. publica a sus clientes en su sitio. No se requiere consentimiento expreso adicional para estos usos, siempre que se limiten a información general y públicamente identificable. No incluye divulgación de información financiera, comercial confidencial, ni datos personales del equipo del Cliente.

El Cliente puede solicitar en cualquier momento el retiro de su nombre o logotipo de los materiales controlados por Doolabs escribiendo a admin@doolabs.com; lo retiraremos en un plazo razonable. Los materiales ya distribuidos o en poder de terceros (impresos, capturas, copias descargadas) no pueden garantizarse.

Uso aceptable de tu instancia

Al usar los Servicios, el Cliente se compromete a no:

• Instalar módulos de terceros, modificar el código fuente o alterar la configuración del servidor sin autorización escrita de Doolabs.
• Crear usuarios por encima del número contratado en la propuesta comercial sin autorización previa.
• Compartir credenciales de acceso de administrador con terceros ajenos al contrato.
• Revender, sublicenciar, distribuir o exponer públicamente los Módulos Doolabs, su código fuente o la Instancia.
• Hacer ingeniería inversa, descompilar o extraer el código fuente de los Módulos Doolabs.
• Usar la Instancia para actividades ilícitas, envío masivo de correo no solicitado (spam), alojamiento de malware o cualquier acción que comprometa la seguridad de la plataforma.
• Sobrecargar intencionalmente la Instancia o los servicios compartidos de Doolabs.

Tarifas, pagos y suspensión

Componentes de la cuota mensual

La cuota mensual de cada Cliente se define en su propuesta comercial y se compone, típicamente, de:

• Mantenimiento mensual, correspondiente al mantenimiento funcional de las aplicaciones, integraciones, Módulos Doolabs activos y la migración entre versiones de Odoo.
• Módulos adicionales contratados (por ejemplo, contabilidad base efectivo, FEL y otras integraciones disponibles dentro del catálogo de Doolabs).
• Plan de soporte contratado (Lite, Business o Premium).
• Usuarios internos, facturados por usuario a la tarifa definida en la propuesta. Este rubro cubre la infraestructura asociada a cada usuario (servidor de procesamiento, base de datos, administración de sesiones y caché) y el licenciamiento de Odoo correspondiente.

El Plan Lite está incluido por defecto en toda propuesta.

Implementación y capacitación

La tarifa de implementación y capacitación se factura por separado de la mensualidad, conforme a lo descrito en la sección 5 y al calendario de pagos pactado en la propuesta. Durante la etapa de implementación no se cobra la cuota mensual de mantenimiento.

Fecha de pago e impuestos

La cuota se paga dentro de los primeros 15 días del mes en curso, conforme a la factura emitida por Doolabs. Salvo indicación en contrario en la propuesta, los montos cotizados incluyen los impuestos aplicables en Guatemala; las retenciones que por ley correspondan al Cliente se aplicarán conforme a la legislación vigente.

Pago tardío y suspensión

No cobramos intereses moratorios. En su lugar, aplicamos la siguiente política:

• Tras 90 días consecutivos sin pago, Doolabs podrá suspender el acceso a la Instancia y a los Servicios, previa notificación al Cliente.
• La reactivación del servicio se realizará una vez el Cliente salde la totalidad de lo adeudado o acuerde con Doolabs un plan de pago específico.
• La suspensión no exime al Cliente de las cuotas devengadas ni del pago del periodo mínimo comprometido.

Cambios de tarifa

Doolabs podrá ajustar tarifas al momento de cada renovación anual, notificándolo con al menos 30 días de anticipación al vencimiento del periodo vigente.

Desarrollo y asesoría por hora

Los trabajos que por su naturaleza se facturan por hora (desarrollo personalizado fuera del tope mensual, asesoría extraordinaria) se cotizan a las tarifas vigentes comunicadas por Doolabs al momento de la solicitud y se facturan por separado.

Datos, privacidad y confidencialidad

Privacidad

El tratamiento de los datos personales que Doolabs recopila directamente (por el sitio web, formularios, facturación) se rige por nuestra Política de privacidad.

Datos almacenados en la Instancia

Respecto de los datos que el Cliente registra en su Instancia:

• El Cliente es el responsable del tratamiento de esos datos frente a los titulares (sus propios clientes, empleados, proveedores).
• Doolabs actúa como encargado del tratamiento, procesando esos datos únicamente para prestar los Servicios y siguiendo las instrucciones razonables del Cliente.

Confidencialidad

Ambas partes se comprometen a mantener la confidencialidad de la información no pública a la que accedan como consecuencia de la relación, incluidos datos comerciales, financieros, código fuente de los Módulos Doolabs y detalles técnicos de la Instancia. Esta obligación subsiste durante tres (3) años después de terminado el contrato.

No se considera confidencial la información que: (i) sea pública al momento de su divulgación, (ii) la parte receptora ya conocía por fuentes legítimas, o (iii) deba revelarse por requerimiento de autoridad competente.

Garantías y límite de responsabilidad

Qué garantizamos

Doolabs garantiza que prestará los Servicios con el cuidado y la diligencia propias de un implementador profesional de Odoo y aplicará las medidas de seguridad y respaldo descritas en estos Términos y en la propuesta comercial.

Qué no garantizamos

Dentro de lo permitido por la ley, los Servicios se prestan “tal como están”. Doolabs no garantiza que:

• Los Servicios sean ininterrumpidos o completamente libres de errores (las plataformas tecnológicas no lo son).
• Los Servicios cumplan requerimientos particulares del Cliente que no estén pactados explícitamente en la propuesta comercial.
• Los resultados de negocio del Cliente al usar la Instancia sean los esperados.

Límite de responsabilidad

Fuerza mayor

Ninguna de las partes será responsable por incumplimientos derivados de eventos fuera de su control razonable: cortes generalizados de internet, fallas de proveedores de infraestructura (AWS, Odoo S.A., Google), desastres naturales, huelgas, disposiciones de autoridad o ciberataques de gran escala.

Terminación y devolución de datos

Por parte del Cliente

El Cliente puede terminar el contrato al vencimiento del periodo inicial o de cualquier renovación anual, notificando a Doolabs por correo electrónico con al menos 30 días de anticipación. La terminación anticipada dentro del periodo mínimo no libera al Cliente de las cuotas pendientes hasta el fin del periodo comprometido, salvo que se pacte lo contrario por escrito.

Por parte de Doolabs

Doolabs podrá dar por terminado el contrato, previa notificación al Cliente, cuando:

• La falta de pago se extienda más allá de 90 días.
• El Cliente incumpla de forma grave o reiterada el uso aceptable (sección 11) y no corrija la situación dentro de un plazo razonable.
• El Cliente use la Instancia para fines ilícitos.
• Razones regulatorias, de fuerza mayor o de discontinuación del Servicio así lo justifiquen (en cuyo caso daremos un aviso razonable).

Qué pasa con tus datos

Al finalizar el contrato, por cualquier causa:

• Doolabs generará un export completo de la base de datos de la Instancia y lo pondrá a disposición del Cliente en un formato estándar de Odoo.
• El Cliente dispondrá de hasta 30 días tras la terminación para descargar dicho export.
• Vencido ese plazo, Doolabs eliminará la Instancia y las copias de seguridad asociadas, salvo cuando la ley nos obligue a conservar algún registro.

La licencia de uso del Cliente sobre los Módulos Doolabs termina con el contrato. Cualquier copia de código o binarios de esos módulos en poder del Cliente debe ser destruida.

Cambios a estos términos

Podemos actualizar estos Términos cuando cambien nuestros servicios o cuando sea necesario por motivos legales, técnicos o comerciales. Publicaremos siempre la versión vigente en doolabs.com/terminos-de-servicio e indicaremos la fecha de la última actualización al inicio del documento.

Si los cambios son sustanciales y afectan derechos u obligaciones del Cliente, se notificarán por correo electrónico con al menos 30 días de anticipación a su entrada en vigor. Si el Cliente no está de acuerdo, podrá dar por terminado el contrato sin penalidad al final del periodo vigente.

Ley aplicable y jurisdicción

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Guatemala.

Resolución escalonada

Ante cualquier controversia derivada de estos Términos o de la prestación de los Servicios, las partes seguirán este orden:

1. Negociación directa de buena fe durante al menos 30 días desde la notificación formal de la controversia.
2. Si no se alcanza un acuerdo, la controversia se someterá a arbitraje administrado por el Centro de Resolución de Conflictos de la Cámara de Industria de Guatemala (CRECIG), conforme a su reglamento vigente. El arbitraje será de derecho, con árbitro único, en idioma español, y la sede será la Ciudad de Guatemala. El laudo arbitral será definitivo y vinculante.
3. Los tribunales competentes de la Ciudad de Guatemala tendrán jurisdicción residual para: (i) ejecutar el laudo arbitral, (ii) solicitar medidas cautelares urgentes antes o durante el arbitraje, y (iii) conocer de materias que por ley no puedan someterse a arbitraje. Las partes renuncian a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles.

Anexo técnico: infraestructura y seguridad

Este anexo describe la infraestructura y los controles técnicos que Doolabs aplica por defecto a todas las Instancias. Forma parte integral de estos Términos y complementa lo indicado en las secciones de Mantenimiento mensual y Garantías y límite de responsabilidad.

Tecnologías utilizadas en servicios en la nube

La Instancia del Cliente se opera sobre la infraestructura de Amazon Web Services (AWS), usando los siguientes servicios:

• Amazon EC2, para el servicio de cómputo.
• Amazon RDS, para almacenamiento de base de datos.
• Amazon S3, para almacenamiento de archivos estáticos.
• Amazon ElastiCache, para administración de sesiones.
• Amazon ELB, para balance de cargas.
• Amazon ECS, para contenerización y escala del servicio.
• Amazon SES, para envío masivo de correos.
• Amazon Route 53, para administración de dominios.

Garantías de seguridad y rendimiento

• Transport Layer Security (TLS) en interacciones desde el navegador web y en conexiones XML-RPC.
• Copias de seguridad diarias de bases de datos y archivos estáticos, para garantizar la continuidad del servicio ante fallos sistemáticos o a petición del Cliente.
• Servidores sin estado (stateless), para protección de datos en caso de fallos y capacidad de escalado horizontal.
• Diagnósticos periódicos de rendimiento y seguridad.

Doolabs puede actualizar esta lista de servicios y controles conforme evolucione la plataforma, manteniendo un nivel equivalente o superior de seguridad, disponibilidad y rendimiento. Los cambios materiales se comunicarán conforme a la sección 16.

Cómo contactarnos

Para cualquier duda, solicitud o gestión relacionada con estos Términos o con los Servicios:

• Correo general: admin@doolabs.com
• Correo de privacidad: privacidad@doolabs.com
• Teléfono: +(502) 4953-1051
• Dirección: Doolabs, S.A. — Ciudad de Guatemala, Guatemala